Потърсете в сайта
VIII. Външен мониторинг на събития от раздели «Стратегически събития» и «Значими събития»
1. Предмет на мониторинга и ключови понятия

1.1 Провеждане на цялостен външен мониторинг на културни събития от Календара на културните събития на Столична община, Раздели «Стратегически събития» и «Значими събития».
1.2. Дейностите по мониторинга се извършват от външна за Столична община организация, избрана по реда и условията на ЗОП, наричана за краткост „Изпълнител”.
1.3. Културните дейности включени в Календара на културните събития на Столична община, част от Раздели «Стратегически събития» и «Значими събития» се организират от организации, избрани по съответния ред, наричани за по-кратко „организатор“.
1.4. Оценъчна скала: За нуждите на дейностите, които ще се извършват, изпълнителят ще използва оценъчна скала с цифрова и съдържателна оценка предложена от изпълнителя и одобрена от Столична община сравнителна методология.

2. Дейности по мониторинга

2.1. За предварително предоставяне на информация и изготвяне на мониторингов план Изпълнителят получава формуляри, с описанието на всяко отделно събитие, попадащо в обхвата на настоящото задание от Дирекция „Култура" на Столична община. Формулярът е придружен от оценъчна карта. Изпълнителят може да получи и допълнителни материали, набрани в хода на процедурата за избор на предложения. Изпълнителят, в хода на изпълнението на настоящото задание, може да търси предварителна информация и от организаторите, чиито предложения или дейности са предмет на настоящото задание, например разширени програми на събития, биографии на ключови участници, подробни описания на отделни елементи от програмата и др.

На база на предварително получената информация, в т.ч. такава, набрана от организаторите, изпълнителят ще изготви подробен мониторингов план и ще го представи за одобрение от зам.-кмета на CO. В плана могат да настъпват изменения, които ако са значителни също трябва да получат предварително одобрение. Планът трябва да съдържа минимум следните елементи: дата, вид събитие, характер и елемента на мониторинга /посещение, анкетиране, заснемане и т.н./експерт/, и които ще извършат мониторинга и друга релевантна информация. Мониторинговият план е задължителна част от работата и подлежи на финално отчитане в края на периода на действие на мониторинга. При финалното му отчитане следва да стане ясно каква част от него е била изпълнена, съгласно предвижданията и каква не, като за второто се прилагат обяснения и коментари. Заедно с мониторинговия план и на база на представените му формуляри и апликационни форми, изпълнителят ще изготви и използва в хода на работата формуляри за мониторинг, съдържащи всички съществени елементи от тях. Формулярът представлява цялостно описание на събитието от гледната точка на мониториращия експерт и задължително включва следните елементи: време на провеждане, продължителност, ключови изпълнители/участници, брой публика, присъствие на медии, непредвидени събития или внесени елементи, други резултати, имащи отношение към мониторинга. Формулярите за мониторинг следва предварително да бъдат представени и утвърдени от зам.-кмета на CO. Провеждане на дейностите по време и след събитията. Всяко от отделните събития, включени в мониторинговия план, следва да бъде посетено от изпълнителя. В рамките на посещението следва да се изпълнят една или повече от изброените дейности:

2.1.1. Попълване на формуляра за мониторинг.
2.1.2. Анкетиране на публиката: В рамките на всяко мониторингово посещение следва задължително да бъдат анкетирани случайно избрани зрители/слушатели/участници/хора в публиката.

Публика

Минимален брой анкетирани

Над 1000 души

30

500-1000 души

20

100-500 души

10

Под 100 души

5


Анкетата се извършва с помощта на предварително изготвена и одобрена от заместник-кмета на CO анкетна карта, която използва оценъчните скали описани в това задание и позволява записването на коментари от страна на анкетираните. Ако събитието има няколко компонента, анкетната карта задължително се разделя на части, така че всеки ключов компонент да може да бъде оценен. Анкетирането в случаите, когато става дума за индивидуално възприеман продукт /напр. книга или друг/ се извършва след като 16 продуктът е циркулиран и е възможно да се получи обратна връзка от потребителите му. В случаите на семинари, тренинга, обучения и др., анкетирането се извършва в края на събитието.

2.1.3. Заснемане с фотоапарат: Ключовите моменти от всяко събитие следва да бъдат заснети с фотоапарат. Изготвените фотографии са задължителна част от провеждания мониторинг и се отчитат заедно с останалата извършена работа. Фотографиите трябва да дават ясна представа за събитието, размера на публиката, да се опитват да уловят настроението или определени характерни черти на случващото се. В случаите, когато няма конкретно събитие, например публикация на книга или друг продукт, може да се извърши заснемане на премиерата. ако има такава.

2.1.4. Анкетиране на организаторите след събитието: За всяко събитие с бюджет над 10 хил. лв. или публика над 100 човека задължително се извършва анкетиране на културния мениджър, организиращ събитието от страна на организатора. Анкетирането се базира на оценъчните скали , описани в настоящото задание. Анкетирането на организаторите следва да изясни каква е самооценката на организаторите по отношение на преминалото събитие. За проекти и дейности като публикации, филми и други със забавено въздействие, анкетирането на организаторите се извършва минимум един месец след представянето на продукта пред публиката и неговата циркулация в общественото пространство.

2.1.5. Отзвук от събитието/продукта в медиите: В период до 3 месеца след извършването на дейностите, предвидени в съответния проект, изпълнителят ще извърши проследяване на отзвука в медиите и по възможност ще представи допълнителна информация /например копия от печатни издания/. Изпълнителят може да поиска от организатора да му бъдат предоставени материали или данни, свързани с отзвука на събитието.

3. Обобщаване на набраната информация и анализ: Изпълнителят ще изготви подробен цялостен анализ на всички събития/проект и ще постави оценка на всяко отделно събитие/проект.

3.1. Цялостен анализ: Анализът ще трябва да разгледа събитията/проектите от гледна точка на Стратегията за култура на CO и да изясни до каква степен тяхното осъществяване допринася за нейното изпълнение. Следва да се анализира до каква степен се постигат целите на стратегията, какви са трудностите, да се посочат способи за преодоляването им. Анализът следва да изследва ролята на Календара на културните събития за културния живот в страната и да ги съпостави с други подобни инструменти - национални или международни. Анализът трябва да очертава облика на културния живот на София и да изяснява ролята на CO и партньорите й. Анализът трябва да очертава ролята на творците и техните публики и да акцентира на най-важните черти на творческия процес като цяло.

3.2. Оценка на отделните събития: Изпълнителят ще постави оценка на всяко събитие, като използва следните количествени и качествени критерии:

-съответствие на дейността със Стратегията за развитие на културата 2013-2023 „София - Творческа

столица";

-задоволство на организаторите;

-задоволство на публиката;

-отразяване в медиите;

-устойчивост;

-международно измерение

Оценката ще се базира на представената оценъчна скала. Относителната тежест на отделните критерии трябва да бъде еднаква, т.е. скалата за оценка се прилага първо по критерии и след това - общо.

4. Представяне и отчитане на работата

4.1.Отчитане на работата пред Столична община: Всички извършени дейности следва да се отчитат пред Столична община на месечна база. Отчетите се представят в писмен и електронен вид и включват като допълнение всички анкетни карти и други инструменти, използвани в хода на мониторинга. Предвидените общи анализи се предават в края на периода на работа по настоящото задание.

4.2. Представяне на работата пред обществеността: Изпълнителят организира специално събитие в края на периода на работа, на което представя резултатите от своята дейност. Събитието следва да се организира в координация със Столична община.